Advocatenkantoor heeft gemak van Tijdregistratie

In de regel wordt Tijdregistratie niet vaak in één adem genoemd met de advocatuur. Het kantoor Louwerse Van der Velde Advocaten te Utrecht is een uitzondering op deze regel. Sinds februari 2007 werkt men met Astrow Compact. – Renske Bennink

Het kantoor
Aan de Biltstraat, in twee aaneen grenzende statige herenpanden uit 1890, vinden we het advocatenkantoor Louwerse Van der Velde. Een kantoor dat zijn deuren opende in 1993 en dat zich sindsdien heeft ontpopt tot een middelgroot kantoor met een flinke reputatie op het gebied van strafrecht, vreemdelingenrecht en familierecht. “We hebben ons kantoor precies waar we het hebben willen: middenin het hart van Utrecht. We zijn namelijk een kantoor dat opereert in het hart van de samenleving, “aldus Johan Vink. “We behandelen alledaagse zaken en zijn er trots op dat onze dienstverlening laagdrempelig is. Je kunt bij wijze van spreken zo binnenlopen om je probleem op tafel te leggen. Natuurlijk is het niet altijd zo dat de advocaat in kwestie dan direct te spreken is, maar er kan wel direct een dossier aangemaakt worden en een eerste afspraak worden ingepland. Het eerste gesprek is een kennismaking en dat is dan ook gratis.”

Salarisadministratie
Johan Vink is verantwoordelijk voor de boekhouding en de financiën van het kantoor. “Eén van mijn taken is het uitbetalen van de salarissen. We hebben de salarisadministratie uitbesteed aan een externe partij, maar dat wil niet zeggen dat daar helemaal geen werk meer mee gemoeid is,” vertelt Johan. “Iedere maand was het weer een enorme uitzoekerij wie hoeveel uur onder contract stond, hoeveel uur er daadwerkelijk waren gewerkt, wie overuren had gemaakt, wie er verlof had opgenomen of ziek was geweest etc. Bovendien kon er zonder tijdklok ook makkelijk discussie ontstaan over de geregistreerde uren. Ik was daar iedere maand zeker een dag mee bezig. Het kantoor was inmiddels flink gegroeid en het was eigenlijk ook niet meer mogelijk de gegevens in een excellsheet of anderszins bij te houden. Je snapt, het zou een rommeltje geworden zijn. Niemand had op enig moment nog overzicht gehad zonder een tijdklok.”

Tijdregistratie
Toen men het er over eens was dat dit onderdeel van de administratie tijdrovend was, werd er besloten dat er een oplossing moest komen. Het kon sneller, efficiënter en dus ook beter. Er werd gekozen voor Tijdregistratie.
“We hebben de mogelijkheden besproken met AvanTimes en toen de beslissing genomen te kiezen voor Astrow,” gaat Vink verder. “ Al het ondersteunend personeel, dus niet de advocaten, klokken bij het binnenkomen en het weggaan op de proximitybadge terminal. De advocaten zijn veel op pad, bijvoorbeeld naar de rechtbank. Ze hebben er vaak al een dag opzitten voordat ze op kantoor aankomen. Dat maakt dat het voor hen erg lastig om te klokken. Zij hebben een tijdadministratie per dossier/client in een ander programma en zorgen ervoor dat er gefactureerd kan worden. De verlofuren worden voor hen wèl in Astrow bijgehouden. Al het andere personeel klokt dus. Ik ben nu in een half uur klaar met het verwerken van de uren voor de salarisuitbetaling. Ik maak een uitdraai uit het systeem, kijk die na en stuur die door naar het salariskantoor. We hebben naast tijdwinst ook een flinke kostenbesparing kunnen boeken. Er worden nooit meer onterecht overuren of verlofdagen uitbetaald!”

Astrow
Over de vele functionaliteiten van Astrow die nog niet door het kantoor worden gebruikt, zegt Johan: ”We worden door AvanTimes goed op de hoogte gehouden van updates en upgrades. We weten ook dat het systeem meer kan dan waar we het nu voor gebruiken, maar voor ons is dit nu voldoende. Het is wel prettig te weten, dat we binnen het systeem uitbreidingsmogelijkheden hebben.”